10 Jahre Verwaltung bei BIOS-BW

Ein Interview mit der BIOS-Verwaltungsleiterin Petra Oppen anlässlich des 10jährigen Dienstjubiläums.

Sabrina Sengle: Guten Tag, Frau Oppen und vielen Dank, dass Sie sich für unser Interview Zeit genommen haben. Können Sie sich zu Anfang für unsere Leser vorstellen und beschreiben, welche Aufgaben Sie für den Verein übernehmen?

Petra Oppen: Guten Tag, ja natürlich gern. Mein Name ist Petra Oppen. Zunächst möchte ich vielen Dank sagen für die Wertschätzung meiner Person und meiner Tätigkeit. Als Leiterin der Verwaltungsabteilung bin ich auch Ansprechpartnerin für mein Team, welches mittlerweile aus mehreren Abteilungen und acht KollegInnen besteht. Auf eine geringe Fluktuation in der Verwaltung bin ich besonders stolz.

Daneben ist mein weiteres Aufgabengebiet sehr groß und umfasst viele Bereiche. Hauptsächlich bin ich in der Forensischen Ambulanz Baden (FAB) tätig und verwalte dort organisatorisch die Führungsaufsichtsfälle - hochgefährliche Klienten. Ich verfasse Rechnungen für die Behandlungsgutachten, die wir erstellen. Ich unterstütze das Süddeutsche Institut für forensische Begutachtungen (SIG) bei der Koordination von sachverständigen Expertisen und auch bei der Behandlung von Strafgefangenen im organisatorischen Bereich. Als Leitungsteammitglied habe ich die Möglichkeit, an strukturellen Veränderungen schnell und lösungsorientiert mitzuwirken. Zudem organisiere ich maßgeblich Veranstaltungen des Vereins.

Ebenso habe ich zusammen mit der IT auch aktiv an der Entwicklung unseres Aktenverwaltungssystems mitgearbeitet und bin auch weiterhin dort im kontinuierlichen Verbesserungsprozess involviert.

Ich mache also von allem ein bisschen.

Sabrina Sengle:Das hört sich auf jeden Fall spannend und vielschichtig an. Anlass des heutigen Interviews ist ja auch Ihr zehnjähriges Jubiläum bei BIOS-BW. Gewiss hat sich über die Jahre einiges verändert. Können Sie dazu ein wenig erzählen?

Petra Oppen: Ja, ich bin damals über eine Rechtspflegerin, die hier stundenweise ausgeholfen hat, zu BIOS-BW gekommen.

Eine etwas kuriose Geschichte. Damals war BIOS-BW noch ganz am Beginn. Wir waren noch sehr klein, hatten gerade mal die ersten Räumlichkeiten angemietet, welche ein echter Glücksgriff waren. Mein Sohn war gerade zwei Jahre alt, sollte in Kürze den Kindergarten besuchen und ich hatte mich für eine 450 Euro Stelle beworben. Dafür hatte ich drei Vorstellungsgespräche und musste auch immer einen Babysitter organisieren, was nicht so ganz einfach war. Das dritte Vorstellungsgespräch stellte sich dann als das Wichtigste dar, denn es fand mit den damaligen geschäftsführenden Vorständen statt. Das waren Herr Böhm, Herr Werner und Herr Mayer. Alle drei von Amts wegen Richter, die auch Fragen aus meiner Vita beantwortet haben wollten.

Kurzum, ich konnte sie damals schon direkt von mir überzeugen und hatte dementsprechend die Stelle. Kurz nach Einstellung wurde aus dem Minijob eine 60%- und nach einem Jahr eine Vollzeitstelle.

Sabrina Sengle: Dann haben Sie ja mit Sicherheit bei den vielen Veränderungen spannende Zeiten erlebt und sind dem Verein immer treu geblieben. Gibt es denn Geschichten, die Ihnen besonders in Erinnerung geblieben sind?

Petra Oppen: Oh ja, da blicke ich sehr gerne zurück. Wenn man sich so überlegt, damals waren Herr Böhm und ich in der Verwaltung oft alleine. Heute finden Sie hier keinen freien Platz mehr und die Arbeitsplätze sind zum Teil mehrfach belegt.

Wir hatten nicht mal ein Telefon hier, kein Internet. Das war zu dem damaligen Zeitpunkt noch alles ganz weit weg. Wir hatten im Amtsgericht in der Lammstraße zwei Räumlichkeiten. Das waren auch die Gesprächszimmer für die Therapeuten und da stand damals eben ein Telefon, auf dem die Anrufe eingingen. Ich bin jeden Tag dort hingelaufen und habe den Anrufbeantworter abgehört und die Anrufe, die für uns von Bedeutung waren und diese dann mit dem Chef in der Mittagspause besprochen. Für ihn ist die Arbeit bei BIOS ja „Ehrenamt“, war er ja bis vor kurzem noch stets in seiner richterlichen Tätigkeit beim Oberlandesgericht.

Recht bald kam dann auch das Internet und die IT-Infrastruktur bei uns an. Am Anfang waren natürlich auch nicht die Geldmittel da, deshalb haben wir uns „Open Office“ zugelegt und haben angefangen, Vorlagen und Muster zu erstellen, die der FAB so nach und nach Struktur geben sollten. Mit diesem Programm haben wir aber auch Serienbriefe geschrieben, was nicht so ganz einfach war.

Was auch noch dazu kommt: Ich bin als Quereinsteigerin zu BIOS-BW gekommen und hatte keine Vorstellung, wie ich das alles einmal lernen kann, zumal ich das alles so umfassend fand und so vielseitig. Zwar super spannend, aber irgendwie hatte ich keine Idee, wie ich das schaffen sollte. Tatsächlich hat mir Herr Böhm da sehr viel geholfen, mich immer unterstützt und mir auch ein offenes Ohr geliehen für meine ganzen Fragen. Ich habe ihn da richtig gequält.

Heute kann ich sagen, dass ich den BIOS-Gedanken des „präventiven Opferschutzes“ verstanden habe. Ich kann den Gedanken vertreten und weitergeben, das ist eine ganz wichtige Sache.

Was auch ganz toll war, dass Frau Böhm mich hier auch sehr wertschätzend aufgenommen hat. Dadurch ist eine schöne Freundschaft entstanden, die ich sehr schätze und für die ich sehr dankbar bin.

Und natürlich wie das hier alles gewachsen ist. Dazu habe ich auch meinen Beitrag geleistet und Strukturen entwickelt, an denen wir heute noch teilweise festhalten, weil sie sich einfach so gut bewährt haben.

Was ich besonders hoch schätze ist, dass es hier immer Luft für Veränderungen gibt. Es wird geschaut, dass man schnelle Lösungen bieten kann und aktiv dabei ist. Es wird nichts auf die lange Bank geschoben, sondern man kann rege an Prozessen mitwirken und es funktioniert auch.

Mit der Zeit kamen mehr und mehr Therapeuten dazu. Mittlerweile hat BIOS-BW ein Gesicht bekommen und ist bundesweit bekannt. Das ist einfach ein schönes Gefühl, dass man da mitwirken kann.

Wenn man sich überlegt, wir hatten anfangs nur ein Auto, unser „Möhrchen“, damit haben noch viele Autofahren gelernt. Dann kamen immer mehr und mehr Autos dazu. Mittlerweile haben wir 20 Autos im Pool, das zeigt auch, dass wir eine riesige Veränderung durchgemacht haben in wahnsinnig kurzer Zeit.

Aber auch unser Klientel ist gewachsen. Wir sind mittlerweile überall anerkannt, zum Beispiel bei Gerichten, bei der Bewährungshilfe, etc.

Zu Beginn war unser Standing noch leicht belächelt. Irgendwie ist BIOS ja aus dem „Nichts“ entstanden. Da war am Anfang nur eine Idee, welche sich mit Juristen, Psychologen und Ärzten umsetzen lassen sollte. Eine Idee, welche nach 12 Jahren eine stetig ansteigende Expansion erlebt hat. Auch hier habe ich mit meiner Arbeit, so glaube ich, zum Erfolg beigetragen.

Sabrina Sengle:Und Sie haben dann die komplette Verwaltungsstruktur selbst- und eigenständig aufgebaut? Das ist also alles mit Ihnen und durch Sie gewachsen, all die vielen Prozesse der unterschiedlichen Abteilungen?

Petra Oppen: Natürlich ja, also ich habe das selbstverständlich nicht alles alleine entschieden, tatsächlich sind aber viele Ideen auch von mir gekommen und wie wir das am besten umsetzen können.

Zu Beginn war ich auch hier ganz allein. Da waren die zwei Rechtspflegerinnen, sie haben sich um das Rechnungswesen gekümmert. Eine Unterstützung in dem Sinne der alltäglich anfallenden Arbeit war das tatsächlich nicht.

Es ist durchaus teilweise alleine gewachsen. Ein Beispiel ist unsere interne Dokumentenablage, die dann irgendwann ein Selbstläufer geworden ist.

Diese Struktur habe ich tatsächlich mit aufgebaut. Jeder konnte damit arbeiten, das war das Ziel. Ich zeige jemandem wie das System funktioniert und er kann problemlos auf alles zugreifen und mit dem System arbeiten.

Letztendlich haben wir auf Basis dieser Struktur unser aktuelles Aktenverwaltungssystem aufgebaut. Wenn man so arbeiten kann, dann kann man effizient arbeiten und viel schaffen.

Und das müssen wir auch! Bei so vielen Klienten darf nichts auf der „Strecke“ bleiben und das bleibt es auch nicht.

Sabrina Sengle:Dann komme ich schon zur letzten Frage. Wir haben ja nun viel über Ihre Arbeit gehört aber auch über die Tätigkeiten, die Sie ausfüllen. Was ist Ihre persönliche Verbindung zu BIOS-BW beziehungsweise, was verbindet Sie mit dem Gedanken von BIOS-BW?

Petra Oppen: Zunächst bin ich wirklich froh, Teil dieses Teams zu sein und jeden Tag hier arbeiten gehen zu können. Das ist nicht nur eine Floskel, das ist tatsächlich so. Ich freue mich, wenn ich aus dem Urlaub zurückkomme, dass ich wieder da bin, schaue was passiert ist und was es Neues gibt.

Tatsächlich lerne ich jeden Tag etwas dazu. Ich sitze manchmal mit Herrn Böhm auf dem Balkon und wir nehmen die Fälle auseinander, diskutieren darüber und versuchen die oft auch verwaltungsmäßig auftretende Problematik zu lösen. Das macht mir auch schon Freude, dass ich da so nah dran bin. Herr Böhm nimmt sich die Zeit und sieht in den einzelnen Fällen die jeweilige Dringlichkeit.

Was noch vor ein paar Minuten mit mir oder im Leitungsteam besprochen wurde, wird dann auch sehr zeitnah umgesetzt. Das schätze ich sehr.

Meine Motivation, naja, wissen Sie, das ist ganz einfach, ich halte unsere Arbeit für äußerst wichtig. Opferschutz geht uns alle etwas an. Ich als Mutter möchte das sowieso nochmals unterstreichen, wie wertvoll unsere Arbeit ist.

Abschließend möchte ich noch folgendes sagen: Wichtig ist unser starkes Team in der Verwaltung und natürlich auch bei Therapeuten. Auf dieses Team kann ich mich verlassen, es unterstützt mich und gibt jeden Tag sein Bestes.

Sabrina Sengle: Dankeschön, das waren ganz großartige Schlussworte und ich bedanke mich hiermit für Ihre Zeit.